Lorsqu’on est artisan, il ne suffit pas d’être un expert de son domaine professionnel : il faut également savoir gérer son entreprise et notamment la partie administrative. Or, la partie « paperasse » est souvent délaissée par les chefs d’entreprise artisans, bien souvent par manque de temps, d’intérêt ou de compétences pures en ce domaine. Lorsque cela est possible, cette dimension administrative et comptable est confiée à un salarié interne ou externalisé.
Cependant, la création de devis et de factures reste une demande quotidienne et exige de la réactivité. Pour de nombreux artisans, il peut sembler simple de prime abord de se tourner vers des outils bureautiques tels qu’Excel ou Word pour éditer un devis ou une facture. Il devient à la longue très compliqué de les suivre à moyen et long terme, notamment pour pallier les problématiques de factures impayées et de relances de facturation. La solution : utiliser un logiciel de facturation adapté.
Artisans : utilisez un logiciel de facturation
Il existe de nombreux outils pour la gestion des facturations qui prennent en charge l’édition de devis et de factures, le suivi des paiements, de la trésorerie et la possibilité de relancer les impayés. Or, tous ne sont pas adaptés aux besoins spécifiques des artisans. En effet, les artisans sont très souvent en déplacement et ont donc besoin de pouvoir accéder facilement à l’outil d’édition sur leur ordinateur, tablette, téléphone… Comme le précise le site www.tolteck.com, il est donc nécessaire d’avoir un logiciel de facturation qui répond aux critères du responsive design.
L’artisan doit également avoir accès le plus facilement possible à sa grille de prix pour pouvoir éditer en temps réel un devis chez un client. Le logiciel de facturation devra également tenir compte des spécificités des métiers de l’artisan. Ainsi, il doit permettre d’éditer des devis et factures faisant la part des choses entre les services et les biens proposés. C’est par exemple le cas pour un plombier-chauffagiste qui doit distinguer dans son estimation tarifaire les biens qu’il achète et la main-d’œuvre. Ceci permet notamment de différencier les coûts liés à la TVA, aux remises spécifiques ou en pied de page.
Il existe différents outils de facturation. Certains sont gratuits et montrent rapidement leur limite : pas adapté aux artisans, pas ergonomique, ou des fonctionnalités cachées payantes. À partir d’une vingtaine d’euros par mois, vous pourrez en revanche avoir accès à un logiciel complet et évolutif.
Comment le logiciel de facturation permet-il de fluidifier le process ?
Facturer via un logiciel adapté permet aux artisans de gagner du temps lors de l’édition d’un devis, de l’envoi et de la validation par un client. Il en est de même lors de la création et de l’envoi de la facture d’acompte, et de la facture finale.
Il est primordial de pouvoir envoyer une facture sous différents formats, numériques et papiers. En cas de problème rencontré avec le logiciel, il est nécessaire que l’artisan puisse avoir accès à un support de gestion de relation client qui soit réactif et qui aide le professionnel à l’utilisation de l’outil.